Huishoudelijk reglement van de NVFG

Versie 2020

INLEIDING

Dit Huishoudelijk Reglement van de Nederlandse Vereniging voor Farmaceutische Geneeskunde is een aanvulling op de Statuten van de Vereniging. Het Reglement wordt opgesteld en goedgekeurd door het Bestuur en vastgesteld door de ALV, en wordt beschikbaar gemaakt aan ieder lid van de Vereniging.


BEGRIPSBEPALINGEN
Artikel 1

In dit reglement wordt verstaan onder:

      1. ALV: de algemene ledenvergadering
      2. Bestuur: het bestuur van de NVFG
      3. NVFG: Nederlandse Vereniging voor Farmaceutische Geneeskunde
      4. Vereniging: de NVFG
      5. Verenigingsjaar: valt samen met het kalenderjaar


ERELEDEN

Artikel 2

      1. Ieder lid kan iemand nomineren als erelid van de NVFG, wanneer hij/zij een bijzondere bijdrage heeft geleverd aan de ontwikkeling van de farmaceutische geneeskunde in Nederland. Het is dus niet noodzakelijk dat de persoon in kwestie lid is van de Vereniging. Ook leden die de Vereniging op bijzondere wijze hebben gesteund komen in aanmerking voor het erelidmaatschap. Ereleden betalen geen contributie, worden persoonlijk uitgenodigd voor de ALV en hebben gratis toegang tot bijeenkomsten van de Vereniging.
      2. Een voordracht moet schriftelijk bij het Bestuur worden ingediend. De voordracht moet voorzien zijn van argumenten en ondertekend door minimaal vijf leden, waarvan maximaal één Bestuurslid. Het Bestuur beoordeelt of de voorgestelde kandidaat voldoet en of er anderszins geen bezwaren bestaan tegen het voorstel. Een positieve beoordeling door het Bestuur (als één van de ondertekenaars van de voordracht een Bestuurslid is, is deze uitgesloten van stemming) wordt vastgelegd in de notulen van de eerstvolgende Bestuursvergadering. Tijdens de eerstvolgende ALV wordt – waarbij de kandidaat niet in de zaal aanwezig mag zijn – de voordracht toegelicht en ter stemming aan de ALV voorgelegd. Bij een meerderheid van stemmen ten faveure wordt de kandidaat tijdens dezelfde vergadering dan wel de eerstvolgende passende gelegenheid het erelidmaatschap door de voorzitter aangeboden.
      3. Indien het Bestuur het voorstel afwijst, wordt de betreffende indiener schriftelijk geïnformeerd met opgave van redenen voor de afwijzing.


CONTRIBUTIE
Artikel 3

      1. Alle leden betalen hun jaarlijkse contributie aan de NVFG binnen twee weken na uitreiking van de contributienota.
      2. De hoogte van de contributie wordt jaarlijks door het Bestuur ter vaststelling voorgelegd aan de ALV.
      3. Leden die verzuimen hun contributie te betalen krijgen tweemaal een herinnering toegezonden. Bij de tweede herinnering besluit de penningmeester of er administratie- en incassokosten in rekening worden gebracht. Indien leden binnen vier (4) weken na de tweede herinnering nog steeds niet aan hun contributiebetalingsverplichting hebben voldaan, zal het Bestuur besluiten of het lidmaatschap van deze leden wordt opgezegd.
      4. Leden die zijn toegetreden vóór 1 juli van een Verenigingsjaar betalen de gehele contributie voor dat Verenigingsjaar; leden die zijn toegetreden op of na 1 juli betalen de helft van de contributie voor dat Verenigingsjaar. Leden die op of na 1 november toetreden zijn over het lopende Verenigingsjaar geen contributie meer verschuldigd.
      5. Opzegging voor het volgende kalenderjaar geschiedt uiterlijk vóór 31 december van het lopende jaar per e-mail aan het secretariaat van de Vereniging (leden@nvfg.nl). Een bevestiging van de datum van opzegging wordt verstrekt en de opzegging is ongeldig zonder deze bevestiging.


BESTUUR
Artikel 4

      1. In een tussentijds ontstane vacature in het Bestuur wordt voorzien in de eerstvolgende ALV, waarvoor op de oproepingsbrief de verkiezing kan worden uitgeschreven.
      2. Kandidaten worden door het zittende Bestuur voorgedragen. Tegenkandidaten voor de door het Bestuur voorgestelde kandidaten dienen door tenminste twee gewone leden schriftelijk te worden bekendgemaakt aan het Bestuur.
      3. Een aftredend Bestuurslid blijft de werkzaamheden waarnemen tot het nieuw gekozen Bestuurslid zitting heeft genomen, hetgeen in de eerstvolgende ALV geschiedt.
      4. De voorzitter of twee Bestuursleden gezamenlijk zijn bevoegd een Bestuursvergadering te beleggen.


Artikel 5

      1. De voorzitter leidt de vergaderingen (Bestuursvergaderingen en ALV’s).
      2. De secretaris is belast met het:
      3. opstellen van de agenda van vergaderingen;
      4. uitsturen van de uitnodiging van de vergaderingen;
      5. notuleren van de vergaderingen;
      6. voeren van de correspondentie;
      7. archiveren en het bewaren van het archief;
      8. ter kennis van de leden brengen van de besluiten van de ALV;
      9. het uitbrengen van het jaarverslag aan de ALV.
      10. De penningmeester is belast met het beheer van de financiën en met het innen van de contributie, en stuurt daarbij het externe secretariaat aan voor wat betreft de leden- en financiële administratie. Zie ook artikel 12 voor financieel beheer.


ALGEMENE LEDENVERGADERING
Artikel 6

De leden hebben het recht om voorstellen aan de ALV bij het Bestuur in te dienen, mits uit een begeleidend schrijven blijkt dat het voorstel door tenminste twee andere leden wordt ondersteund.

Artikel 7

  • Op de ALV wordt alleen gestemd over voorstellen die in de agenda vermeld staan. Voorstellen niet in de oproeping vermeld kunnen, mits geen statutenwijziging of ontbinding van de NVFG betreffende, in behandeling worden genomen, wanneer noch het Bestuur, noch de meerderheid van de aanwezige leden zich daartegen verzet; voor aanneming van zodanige voorstellen is tenminste 75% van de geldig uitgebrachte stemmen vereist.


    • ALGEMENE LEDENVERGADERING
    Artikel 8

          1. Voor zover in de statuten of huishoudelijk reglement niet uitdrukkelijk anders is bepaald, worden stemmingen gehouden op de wijze als in dit artikel omschreven.
          2. Stemming bij acclamatie kan plaats hebben, indien niemand zich ertegen verzet.
          3. Stemming over zaken geschiedt mondeling en bij volstrekte meerderheid van de geldig uitgebrachte stemmen.
          4. Bij staking van stemmen wordt het voorstel geacht te zijn verworpen.


    ALGEMENE LEDENVERGADERING
    Artikel 9

    De Vereniging omvat de volgende geledingen:

      • Regulatory Affairs Network (RegNed)
      • Clinical Operations
      • Pharmacovigilance Platform Nederland (PPN)
      • Medical Affairs

    • De voorzitter van de geleding wordt voorgesteld door het Bestuur en gekozen door de ALV.
    De samenstelling van een geledingsbestuur wordt door de voorzitter van de desbetreffende geleding bepaald.
    De geledingen brengen minstens een keer per jaar verslag uit in de ALV.


    COMMISSIES
    Artikel 10

          1. De KAMG-Commissie, verantwoordelijk voor alle activiteiten die samenhangen met het lidmaatschap van de Koepel Arts Maatschappij en Gezondheid (KAMG).
          2. Event commissie, verantwoordelijk voor de organisatie van bijeenkomsten, met name de Nieuwjaarsbijeenkomst en het jaarcongres.
          3. Communicatiecommissie, verantwoordelijk voor alle communicatie in brede zin, en de nieuwsbrief en beheer van de website in specifieke zin.
          4. Commissie van Beroep, verantwoordelijk voor het afhandelen van bezwaarschriften die betrekking hebben op geschillen rondom toelating tot registers en (of) toelating tot specifieke opleidingen.
          5. Kascommissie, verantwoordelijk voor het toezicht op het gevoerde financiële beheer.
          6. Een Commissie draagt een voorzitter voor, welke wordt benoemd door het Bestuur.
          7. De Kascommissie is verantwoording schuldig aan de ALV en niet aan het Bestuur.
          8. De Commissie van Beroep rapporteert aan het Bestuur maar maakt daar geen deel van uit.
          9. De samenstelling van een commissie wordt door de voorzitter van de desbetreffende commissie bepaald. Een voorstel tot benoeming van een lid van een commissie wordt, bij voordracht door de zittende commissieleden, door de voorzitter van de commissie aan het Bestuur voorgelegd. Het Bestuur overweegt de importantie van de rol van het voorgedragen commissielid, en beslist over de voordracht van een commissielid ter benoeming door de ALV conform de statuten.
          10. De voorzitter van de commissie, behalve de Kascommissie en de Commissie van Beroep maakt deel uit van het Bestuur, en doet in iedere Bestuursvergadering verslag van voortgang van de commissie.
          11. De commissies brengen minstens eenmaal per jaar verslag uit in de ALV.


    COMMUNICATIE MET EXTERNE DOELGROEPEN
    Artikel 11

          1. Alle schriftelijke communicatie, die namens de NVFG in de openbaarheid wordt gebracht, heeft de goedkeuring nodig van tenminste twee Bestuursleden. De coördinatie van de goedkeuring verloopt via het secretariaat.
          2. Contacten in het kader van commissiewerkzaamheden vallen in principe niet onder het gestelde in artikel 1, tenzij dit zou leiden tot publicaties, krantenartikelen, ronde tafel conferenties etc.

     

    FINANCIEEL BEHEER
    Artikel 12

          1. De penningmeester dient voor het komende jaar de begroting in bij het Bestuur, op basis van informatie van de voorzitters van de geledingen en commissies, dat na goedkeuring aan de ALV wordt voorgelegd.
          2. Voor alle grotere events dienen de voorzitters van de geledingen en commissies tijdig een eventbudget bij de penningmeester in te dienen.
          3. Voor individuele uitgaven en commitments (bijvoorbeeld zaalhuur) door de geleding en commissie boven € 5.000 is vooraf goedkeuring van de penningmeester vereist.
          4. Goedkeuren van facturen van derden geschiedt door het bestuurslid voor de betreffende commissie/geleding, danwel door een gedelegeerde, voor zover dit binnen het jaarbudget past. Geplande uitgaven die het jaarbudget te boven gaan, dienen voorafgaand in een Bestuursvergadering te worden goedgekeurd.
          5. Individuele betalingen boven € 10.000 moeten door twee Bestuursleden per email worden geaccordeerd.
          6. Goedkeuren van onkostendeclaraties, met daarbij vermeld de aard van de uitgaven en eventuele aanwezigen, geschiedt door de voorzitter van de betreffende commissie/ geleding. Kosten gemaakt door het Bestuurslid dienen door de penningmeester te worden goedgekeurd. Kosten gemaakt door de Bestuursvoorzitter dienen door de penningmeester te worden goedgekeurd, en vice versa.
          7. De penningmeester verstrekt periodieke financiële informatie aan het Bestuur, en signaleert attentiepunten aan de relevante Bestuursleden.
          8. De penningmeester legt namens het Bestuur jaarlijks rekening en verantwoording af aan de ALV, waarbij de kascommissie verslag uitbrengt van haar bevindingen. Elk bestuurslid is medeverantwoordelijk voor het gevoerde financieel beheer.
          9. Het ondertekenen van contracten geschiedt door het relevante Bestuurslid of een ander Bestuurslid welke staat ingeschreven bij de Kamer van Koophandel, en kopieën daarvan worden bij het secretariaat bewaard.


      SLOTBEPALINGEN
      Artikel 13

      De voorzitter van de geleding is tevens lid van het Bestuur, en doet in iedere Bestuursvergadering verslag van voortgang van de geleding.

          1. Leden zullen zich niet kunnen beroepen op het feit dat de oproeping voor de ALV of enig ander van het Bestuur uitgaand bericht niet door hen is ontvangen.
          2. De statuten en het huishoudelijk reglement worden aan ieder nieuw lid van de Vereniging ter beschikking gesteld. De laatste versie van de statuten en het huishoudelijk reglement liggen tevens op het secretariaat ter inzage en worden gepubliceerd op de website van de Vereniging.