Huishoudelijk reglement van de NVFG

Versie 2013 

Inleiding
Dit Huishoudelijk Reglement van de Nederlandse Vereniging voor Farmaceutische Geneeskunde (NVFG) is een aanvulling op de Statuten van de Vereniging. Het Reglement wordt opgesteld en goedgekeurd door het Bestuur en wordt beschikbaar gemaakt aan ieder lid van de Vereniging .

Begripsbepalingen
Artikel 1
In dit reglement wordt verstaan onder:
a. NVFG: Nederlandse Vereniging voor Farmaceutische Geneeskunde
b. Bestuur: het bestuur van de NVFG
c. Verenigingsjaar: valt samen met het kalenderjaar

Ereleden
Artikel 2
Ieder lid kan iemand nomineren als erelid van de NVFG, wanneer hij/zij een bijzondere bijdrage heeft geleverd aan de ontwikkeling van de Farmaceutische Geneeskunde in Nederland. In dit geval is het dus niet noodzakelijk dat de persoon in kwestie lid is van de Vereniging. Ook Leden die de Vereniging op bijzondere wijze hebben gesteund komen in aanmerking voor het erelidmaatschap.
Ereleden betalen geen contributie, worden persoonlijk uitgenodigd voor de ALV en hebben gratis toegang tot bijeenkomsten van de Vereniging.
Een voordracht moet schriftelijk bij het bestuur worden ingediend. De voordracht moet voorzien zijn van argumenten en ondertekend door minimaal vijf leden, waarvan maximaal één bestuurslid.
Het bestuur beoordeelt of de voorgestelde kandidaat voldoet en of er anderszins geen bezwaren bestaan tegen het voorstel. Een positieve beoordeling door het bestuur (als één van de ondertekenaars van de voordracht een bestuurslid is, is deze uitgesloten van stemming) wordt vastgelegd in de notulen van de eerstvolgende bestuursvergadering. Tijdens de eerstvolgende ALV wordt – waarbij de kandidaat niet in de zaal aanwezig mag zijn – de voordracht toegelicht en ter stemming aan de ledenvergadering voorgelegd. Bij een meerderheid van stemmen ten faveure wordt de kandidaat tijdens dezelfde ledenvergadering dan wel de eerstvolgende passende gelegenheid het erelidmaatschap door de voorzitter aangeboden.
Indien het bestuur het voorstel afwijst, wordt de betreffende indiener schriftelijk geïnformeerd met opgave van redenen voor de afwijzing.”

Contributie
Artikel 3
1. Alle leden betalen jaarlijks contributie aan de penningmeester van de NVFG.
2. Leden die zijn toegetreden vóór 1 juli van een verenigingsjaar betalen de gehele contributie voor dat verenigingsjaar; leden die zijn toegetreden op of na 1 juli betalen de helft van de contributie voor dat verenigingsjaar. Het verschuldigde bedrag moet betaald worden in de maand volgend op die waarin de toetreding plaatsvindt. Leden die na 1 november toetreden zijn over het lopende verenigingsjaar geen contributie meer verschuldigd.
3. Leden betalen 190 Euro per jaar. Voor leden die buiten Nederland wonen of fulltime werken bedraagt de contributie 70 Euro per jaar.
4. Leden die verzuimen hun contributie te betalen krijgen 2 maal een herinnering toegezonden. Bij de tweede herinnering worden administratiekosten in rekening gebracht. Indien zij binnen 4 weken na de tweede herinnering nog steeds niet aan hun betalingsverplichting m.b.t. de contributie hebben voldaan, zullen zij worden geroyeerd.
5. Opzegging voor het volgende kalenderjaar geschiedt vóór 1 november schriftelijk of per email aan het secretariaat van de Vereniging. Een bevestiging van de datum van opzegging wordt verstrekt en de opzegging is ongeldig zonder deze bevestiging.”

Bestuur
Artikel 4
1. In een tussentijds ontstane vacature in het bestuur wordt voorzien in de eerstvolgende algemene ledenvergadering, waarvoor op de oproepingsbrief de verkiezing kan worden uitgeschreven. Kandidaten worden door het zittende bestuur voorgedragen. Tegenkandidaten voor de door het bestuur voorgestelde kandidaten dienen door tenminste twee gewone leden schriftelijk te worden bekendgemaakt aan het bestuur.
2. Een aftredend bestuurslid blijft zijn werkzaamheden waarnemen tot het nieuw gekozen bestuurslid zitting heeft genomen, hetgeen in de eerstvolgende algemene ledenvergadering geschiedt.
3. De voorzitter of 2 bestuursleden gezamenlijk zijn bevoegd een bestuursvergadering te beleggen.

Artikel 5
1. De voorzitter leidt de vergaderingen (bestuursvergaderingen èn algemene ledenvergaderingen).
2. De secretaris is belast met het:
a. opstellen van de agenda van vergaderingen;
b. convoceren van vergaderingen;
c. notuleren van de vergaderingen;
d. voeren van de correspondentie;
e. bewaren van het archief;
f. ter kennis van de leden brengen van de besluiten van de algemene ledenvergadering;
g. het uitbrengen van het jaarverslag aan de algemene ledenvergadering (voor 1 juli).
3. De penningmeester is belast met het beheer van de financiën en met het innen van de contributie. Hij/zij doet jaarlijks rekening en verantwoording aan de algemene vergadering, waarbij de kascommissie verslag uitbrengt van haar bevindingen. Hij dient voor het komende jaar de begroting in bij het bestuur, dat na vaststelling deze aan de algemene vergadering ter goedkeuring voorlegt.

Algemene ledenvergadering
Artikel 6
De leden hebben het recht, voorstellen aan de algemene ledenvergadering bij het bestuur in te dienen, mits uit een begeleidend schrijven blijkt, dat het voorstel door tenminste twee andere leden wordt ondersteund.

Artikel 7
Op de algemene ledenvergadering wordt alleen gestemd over voorstellen die in de oproeping vermeld staan. Voorstellen niet in de oproeping vermeld kunnen mits geen statutenwijziging of ontbinding van de NVFG betreffende, in behandeling worden genomen, wanneer noch het bestuur, noch de meerderheid van de aanwezige leden zich daartegen verzet; voor aanneming van zodanige voorstellen is tenminste 75% van de geldig uitgebrachte stemmen vereist.

Stemmingen
Artikel 8
1. Voor zover in de Statuten of Huishoudelijk Reglement niet uitdrukkelijk anders is bepaald, worden stemmingen gehouden op de wijze als in dit artikel omschreven.
2. Stemming bij acclamatie kan plaats hebben, indien niemand zich ertegen verzet.
3. Stemming over zaken geschiedt mondeling en bij volstrekte meerderheid van de geldig uitgebrachte stemmen.
4. Bij staking van stemmen wordt het voorstel geacht te zijn verworpen.

Geledingen
Artikel 9
1. De vereniging omvat de volgende geledingen:
• Medical Affairs
• Platform Pharmacovigilantie Nederland (PPN)
• Regulatory Affairs Network (RegNed)
• Clinical Operations
2. De voorzitter van de geleding is tevens lid van het bestuur. Hij/zij doet in iedere bestuursvergadering verslag van voortgang van de geleding.
3. De geledingen brengen minstens een keer per jaar verslag uit in de algemene ledenvergadering
4. Voor uitgaven door de geleding boven € 500,- is vooraf goedkeuring van de penningmeester vereist.

Commissies
Artikel 10
1. De vereniging omvat de volgende commissies:
• Onderwijscommissie, verantwoordelijk voor de opleidingseisen voor Pharmaceutical Physician NVFG en Pharmaceutical Scientist NVFG en het accrediteren van scholingsmogelijkheden. Commissie Professional Registration (CPR), verantwoordelijk voor het beheer van de registers Pharmaceutical Physician NVFG en Pharmaceutical Scientist NVFG, de bijbehorende registratie- en herregistratie-eisen en het beoordelen van verzoeken tot registratie of herregistratie.Kascommissie (zie statuten)
• Themacommissie, verantwoordelijk voor de organisatie van bijeenkomsten, met name de Nieuwjaarsbijeenkomst, het jaarcongres en het veelal gezamenlijke programma met andere partners tijden de FIGON geneesmiddelendagen
• Commissie van Beroep, verantwoordelijk voor het afhandelen van bezwaarschriften van afgewezen verzoeken door CPR tot registratie als Pharmaceutical Physician NVFG of Pharmaceutical Scientist NVFG
• Communicatiecommissie, verantwoordelijk voor alle communicatie in brede zin, en het verenigingsblad Fiagnostiek en beheer van de website in specifieke zin.
2. De kascommissie en de CPR zijn verantwoording schuldig aan de algemene ledenvergadering en niet aan het bestuur.
3. De Commissie van Beroep rapporteert aan het bestuur maar maakt daar geen deel van uit.
4. Een commissie benoemt haar eigen voorzitter
5. De samenstelling van een commissie wordt door de voorzitter van de desbetreffende commissie in overleg met het bestuur bepaald. Een voorstel tot benoeming van een lid van een commissie wordt, bij voordracht door de zittende commissieleden, door de voorzitter van de commissie aan het bestuur voorgelegd. Het bestuur beslist over de benoeming van een commissielid.
6. De voorzitter van de commissie, behalve de kascommissie, Commissie van Beroep en CPR maakt deel uit van het bestuur. Hij/zij doet in iedere bestuursvergadering verslag van voortgang van de commissie.
7. De commissies brengen minstens eenmaal per jaar verslag uit in een algemene
ledenvergadering.
8. Voor uitgaven door de commissie boven € 500,- is vooraf goedkeuring van de
penningmeester vereist.

Communicatie met externe doelgroepen
Artikel 11
1. Alle mondelinge en schriftelijke communicatie, die namens de NVFG in de openbaarheid wordt gebracht, heeft de goedkeuring nodig van tenminste twee bestuurleden. De coördinatie van de goedkeuring verloopt via het secretariaat.
2. Contacten in het kader van commissiewerkzaamheden vallen in principe niet onder het gestelde in artikel 10.1, tenzij dit zou leiden tot publicaties, krantenartikelen, ronde tafel conferenties etc.

Slotbepalingen
Artikel 12
1. Leden zullen zich niet kunnen beroepen op het feit dat de oproeping voor de algemene ledenvergadering of enig ander van het bestuur uitgaand bericht niet door hen is ontvangen.
2. De Statuten en het Huishoudelijk Reglement worden aan ieder nieuw lid van de NVFG ter beschikking gesteld. De laatste versie van de Statuten en het Huishoudelijk Reglement liggen tevens op het secretariaat ter inzage en worden gepubliceerd op de website van de NVFG.