Privacyverklaring van de NVFG
Versie 08-04-2021
Inleiding
De Nederlandse Vereniging voor Farmaceutische Geneeskunde (NVFG) is gevestigd aan de Leidsestraatweg 41-D, 3443 BP te Woerden, en ingeschreven in het register van de Nederlandse Kamer van Koophandel onder nummer 40479639. De NVFG is bereikbaar via haar website www.nvfg.nl en het e-mailadres info@nvfg.nl.
Doelstelling
Door de Nederlandse Vereniging voor Farmaceutische Geneeskunde (hierna NVFG) worden persoonsgegevens van hun leden bijgehouden en verwerkt in de administratie. De persoonsgegevens zijn door de leden in vertrouwen verstrekt aan de NVFG en zullen daarom met zorg worden beheerd. Om deze reden is dit privacyreglement opgesteld.
Algemene Verordening Gegevensbescherming
Vanaf 25 mei 2018 is de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) van kracht. Deze Verordening is van toepassing op de geheel of gedeeltelijk geautomatiseerde verwerking, alsmede op de verwerking van persoonsgegevens die in een bestand zijn opgenomen of die bestemd zijn om daarin te worden opgenomen. De AVG geeft aan wat de rechten zijn van iemand van wie gegevens worden gebruikt en wat de plichten zijn van de verenigingen, instanties of bedrijven die gegevens gebruiken. De AVG is onder andere van toepassing op gegevens die verwerkt worden door de NVFG. Dit betekent dat persoonsgegevens die via eigen verstrekte informatie en/of via internet worden verzameld, bewaard, gebruikt, of op enige andere wijze ter beschikking gesteld, met elkaar in verband gebracht, alsmede afgeschermd worden, onder de AVG vallen.
Algemene Begripsbepalingen
Tenzij hieronder uitdrukkelijk anders is bepaald worden termen in dit reglement gebruikt in de betekenis die de AVG daaraan toekent.
In dit reglement wordt verstaan onder:
- Persoonsgegevens
Elk gegeven dat informatie bevat over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon. - Verwerking van persoonsgegevens
Elke handeling of elk geheel van handelingen met betrekking tot persoonsgegevens welke wordt of worden gebruikt ten behoeve van de NVFG. - Verantwoordelijke
Bestuur van de NVFG, danwel een door verantwoordelijke aan te wijzen functionaris. - Gegevensbeheerder (ook wel genoemd: Verwerkingsverantwoordelijke)
De gegevensbeheerder bepaalt de doeleinden waarvoor en de middelen waarmee persoonsgegevens worden
verwerkt. De NVFG is de gegevensbeheerder. - Gegevensverwerker
De gegevensverwerker verwerkt persoonsgegevens uitsluitend namens de gegevensbeheerder. Het doel en de middelen van de verwerking worden bepaald door de gegevensbeheerder. De gegevensverwerker is meestal een derde partij buiten de NVFG. - Lid
Personen die lid zijn van de NVFG en waarvan de persoonsgegevens worden verwerkt door de NVFG. - Toegang tot persoonsgegevens
Het autoriseren van personen die werkzaam c.q. actief zijn bij de NVFG, tot het kennisnemen en eventueel muteren van persoonsgegevens. - Verstrekken van persoonsgegevens aan derden
Het bekend maken of ter beschikking stellen van persoonsgegevens buiten de NVFG. - Derden
Alle ingehuurde en/of niet tot de NVFG behorende personen, bedrijven en/of verenigingen, die voor kortere of langere tijd werkzaamheden verrichten in opdracht van hen en die toegang hebben tot persoonsgegevens. Bijvoorbeeld partijen waarvan de NVFG software licenties afneemt ten behoeve van haar activiteiten en exploitatie.
Reikwijdte
Dit reglement is van toepassing op alle geheel of gedeeltelijk geautomatiseerde verwerkingen van persoonsgegevens van leden in de administratie, alsmede op de daaraan ten grondslag liggende documenten die in de administratie zijn opgenomen. Dit reglement is voorts van toepassing op de niet geautomatiseerde verwerking van persoonsgegevens die in de administratie zijn opgenomen of die bestemd zijn om daarin te worden opgenomen.
Doel verwerking van persoonsgegevens
Doel van de verwerking van persoonsgegevens is het vastleggen van en het kunnen beschikken over gegevens, die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van de administratie van NVFG. De persoonsgegevens zijn verkregen met toestemming van het lid. De gegevens en de gegevensverwerking ervan is noodzakelijk voor een accurate ledenadministratie ten behoeve van de NVFG en haar leden. Er worden geen persoonsgegevens verwerkt voor andere doeleinden dan in dit reglement is aangegeven. Het verwerken van persoonsgegevens vindt alleen plaats overeenkomstig deze doelstelling.
Dienovereenkomstig de doelstelling, verwerkt de NVFG van de leden de volgende gegevens:
- Voornaam en achternaam
- Adresgegevens
- Telefoonnummer
- E-mailadres
- Financiële gegevens (t.b.v. facturering, debiteurengegevens, historie betalingsverkeer)
Een lid wordt tevens gevraagd om vrijblijvend aanvullende informatie te verstrekken, te weten:
- Bedrijf/organisatie
- BIG registratienummer
- Interessegebieden
De NVFG zal de gegevens van de leden voor de volgende doeleinden gebruiken:
- Voor het kunnen bieden van haar (collectieve) diensten aan haar leden;
- Voor het optimaal functioneren van de verenigingsactiviteiten, waaronder het organiseren van bijeenkomsten en het anderszins communiceren met leden in het kader van de bevordering van persoonlijke ontwikkeling en kennisdeling;
- Om de contributie bij haar leden in rekening te brengen;
- Om informatie omtrent de eigen (collectieve) diensten van de NVFG toe te sturen waaronder bijvoorbeeld nieuwsbrieven.
Nieuwsbrief
Leden van de NVFG ontvangen, indien gewenst, de NVFG nieuwsbrief. Ook niet-leden kunnen zich aanmelden voor de ontvangst van de NVFG nieuwsbrief.
Bijeenkomsten
De NVFG organiseert meerdere bijeenkomsten per jaar waar zowel leden als niet-leden zich voor kunnen inschrijven. Bij inschrijving kunnen zij akkoord gaan met het ontvangen van reminders, bevestigingen en evaluaties van bijeenkomsten van de NVFG. De inschrijver kan zich te allen tijde hiervoor afmelden.
Website
De website van de NVFG (hierna: de “website”) heeft als doel het op een aantrekkelijke en wervende wijze promoten van haar activiteiten, alsmede een goede weergave te geven van wat de NVFG doet voor haar leden. De website biedt de leden van de NVFG de mogelijkheid om in te loggen in een persoonlijke en beveiligde omgeving van de ledenadministratie.
Gebruik Social Media
Indien NVFG leden content plaatsen namens de NVFG, dienen zij zich te houden aan de NVFG Social Media Code. Het plaatsen van commentaren op berichten binnen social media door derden, valt niet onder de verantwoordelijkheid van de NVFG.
Geluids- en beeldopnames
Tijdens bijeenkomsten door de NVFG georganiseerd kunnen beeld- en/of geluidsopnames worden gemaakt die gedeeld kunnen worden op de website en/of social media platforms van de NVFG. Het participeren in deze bijeenkomsten betekent dat personen hiermee instemmen.
Verwerking van persoonsgegevens
De NVFG kent elektronische en papieren gegevensverwerking. Van ieder lid wordt een elektronisch dossier aangelegd in de ledenadministratie. Met de verwerkers van de persoonsgegevens heeft de NVFG een verwerkersovereenkomst afgesloten.
Toegang tot de persoonsgegevens
Alleen diegenen die verantwoordelijk zijn voor het verwerken van de persoonsgegevens hebben toegang tot de persoonsgegevens conform de verwerkersovereenkomst.
Beveiliging van de persoonsgegevens
De gegevensbeheerder in de zin van de AVG heeft de volgende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies of enige vorm van onrechtmatige verwerking. Deze maatregelen garanderen een passend beveiligingsniveau gelet op de aard van de persoonsgegevens die gegevensbeheerder verwerkt.
- Toegang tot de data (mappen) wordt beperkt tot de bevoegde personen.
- Backup en restore procedures garanderen dat persoonlijke informatie beschermd is tegen ongeoorloofd gebruik, toegang, openbaarmaking, wijziging en vernietiging.
- Er wordt actief gemonitord om zwakke plekken te identificeren ten aanzien van de verwerking van persoonsgegevens in de systemen.
Technische werkzaamheden
Personen die belast zijn met de uitvoering van technische werkzaamheden zijn gehouden tot geheimhouding van alle persoonsgegevens waarvan zij kennis hebben kunnen nemen conform de daartoe opgestelde verwerkersovereenkomsten.
Verstrekking van persoonsgegevens aan derden
Door de NVFG worden zonder toestemming van de leden geen persoonsgegevens aan derden verstrekt. De ledenadministratie wordt niet gebruikt voor direct marketing en profilering.
Aanvulling, correctie of vernietiging van opgenomen gegevens
Een lid kan de door hem verstrekte gegevens te allen tijde aanvullen en wijzigen via de persoonlijke en beveiligde omgeving van de ledenadministratie. Een lid kan de gegevensbeheerder verzoeken zijn gegevens aan te vullen, te wijzigen of te verwijderen. De wijziging of verwijdering van gegevens wordt uitgevoerd, tenzij de NVFG de persoonsgegevens nog nodig heeft voor het doel waarvoor de NVFG ze heeft verzameld of ze verwerkt.
Recht van bezwaar
Een lid kan bezwaar maken tegen de verwerking van zijn/haar persoonsgegevens als deze verwerking in strijd is met de AVG, bijvoorbeeld wanneer gegevens, gelet op het doel van de verwerking, onvolledig of niet ter zake dienend zijn of wanneer de registratie of de verwerking van de gegevens verboden is of wanneer ze langer dan de toegestane termijn worden bewaard.
Bewaartermijnen
De NVFG bewaart een persoonsgegeven voor zolang als het nodig is voor de doeleinden waarvoor het verzameld is. Indien de bewaartermijn is verstreken, worden de betreffende persoonsgegevens uit de verwerkingen van persoonsgegevens verwijderd en vernietigd, waarbij rekening wordt gehouden met de wetgeving die geldt op de bewaartermijnen van de financiële administratie.
Onvoorzien
In gevallen waarin dit reglement niet voorziet, beslist de verantwoordelijke.
Aansprakelijkheid
Ondanks de door de gegevensbeheerder en de gegevensverwerkers genomen veiligheidsmaatregelen, kan het voorkomen dat anderen er toch in slagen deze maatregelen te omzeilen en/of persoonsgegevens voor oneigenlijke doeleinden te gebruiken. Bij constatering hiervan, zal de gegevensbeheerder de gepaste maatregelen nemen conform de geldende richtlijnen van de AVG.
Links naar andere websites
Op de website van de NVFG kunnen links staan naar andere websites waar de NVFG geen toezicht op houdt. De NVFG is dan ook niet aansprakelijk voor de inhoud van deze websites en de mogelijke verwerking van persoonsgegevens door deze websites.
Klachten
Indien een lid van mening is dat de bepalingen van dit reglement niet worden nageleefd of indien hij/zij andere redenen heeft tot klagen over de verwerking van zijn/haar persoonsgegevens, dient hij/zij zich te wenden tot het bestuur van de NVFG, via info@nvfg.nl. Deze zal binnen een maand na ontvangst van de klacht een beslissing nemen. Die beslissing is met redenen omkleed. De beslissing is zodanig geformuleerd dat ten aanzien daarvan beroep bij het Autoriteit Persoonsgegevens of de rechter mogelijk is.
Slotbepaling
Onverminderd eventuele wettelijke bepalingen is dit reglement van kracht gedurende de gehele looptijd van de verwerkingen van persoonsgegevens. Het reglement is op de website van de NVFG in te zien.